Planejar e
acompanhar as simples atividades cotidianas ou tomar decisões sobre situações
desafiadoras da vida, pode aumentar sua performance. A gestão visual é uma
prática que pode auxiliar você nisso, pois ela permite o planejamento e
desenvolvimento em nível individual e facilita a tomada de decisão
Pensar visualmente já era uma prática da idade das
cavernas, muito antes da invenção da linguagem escrita dos egípcios, de
Leonardo Da Vinci, ou dos designers e engenheiros dos últimos séculos.
O ser humano tem facilidade para identificar
padrões visuais e categorizar conteúdos por meio da visualização. Dessa forma,
pensar e analisar de forma visual além de ajudar a perceber oportunidades e
inconsistências de atividades que você realiza no cotidiano, também liberta o
cérebro para imaginar, criar e implementar.
Criar relatos visuais ajuda a testar se as
informações possuem nexo visualmente, pois ao agruparmos as informações nosso
cérebro tende a procurar sentido. Funciona como uma espécie de validação
conceitual das informações, pois se não fizer sentido nem conceitualmente, algo
pode estar errado.
O professor de Design e doutor em Engenharia de
Produção, Júlio Monteiro Teixeira, pesquisou por anos uma forma de tornar o
Processo de Desenvolvimento de Projeto (PDP) mais visual e que pudesse ampliar
as fronteiras do design e da gestão. O estudo resultou no livro ‘Gestão
Visual de Projetos: utilizando a Informação para inovar’.
E Teixeira vai mais além, indica que a Gestão
Visual pode contribuir também no âmbito pessoal através do gerenciamento das
próprias atividades, desde as tarefas diárias até os projetos de vida mais
complexos. De forma que a visualização das informações se transforme em
conhecimento que possa traçar um caminho para encontrar soluções, perceber
oportunidades e tomar decisões.
Conhece aquela frase: “Entendeu ou quer que desenhe?”,
é mais ou menos assim que funciona a Gestão Visual nas questões pessoais,
quando uma situação está mais complexa e difícil de ser compreendida, tem-se a
oportunidade organizar as informações ou as atividades a serem realizadas de
maneira visual afim de entender melhor o contexto, definir prioridades, avaliar
os resultados e vislumbrar novas possibilidades.
“As formas de apresentação visual são ilimitadas na
Gestão Visual, pois os recursos visuais são guiados pelo objetivo de tornar
fáceis e acessíveis as orientações, os procedimentos e a comparação do
desempenho real versus o esperado”, diz o especialista. Segundo ele,
quando se consegue visualizar o tema de forma que seja possível desenvolver
comparações, localização de padrões e mapeamento de ideias, torna-se mais fácil
pensar globalmente, traçar objetivos e encontrar soluções.
Teixeira listou algumas práticas da Gestão Visual
que podem contribuir para aumentar a produtividade:
1. Monte um Plano de Tarefas Semanal
Uma boa maneira de utilizar a Gestão Visual em
benefício próprio é promover a visualização das atividades e tarefas as
serem realizadas. Pode-se começar, por exemplo, definido um Plano de Tarefas
Semanal de forma bem visual, preferencialmente em um quadro em formato grande.
Pois, A partir do momento que você visualiza as tarefas, entende que tem
responsabilidades e cria um senso de planejamento e execução. Aos poucos vai se
criando um bom nível de consciência e disciplina, por exemplo, com o tempo você
percebera que verificar inbox e sua rede social pessoal não é uma tarefa.
Faça o seguinte, primeiro divida seus afazeres
semanalmente em: “tarefas de média e curta duração” (até duas horas) e “tarefas
de longa duração” (mais de duas horas).
Pendure um quadro branco em local de fácil
visualização e concentre as principais informações divididas em dias da semana
e não apague as anotações até o final da semana, assim, servirá de termômetro
da sua performance.
A partir destas informações, elabore uma
lista de tarefas diárias (to do list). O meio que irá usar para organizar as
tarefas não é o mais importante, tem pessoas que preferem anotar em um
caderninho de mão e, outras que gostam de utilizar aplicativos modernos de
gerenciamento de produtividade ao longo do dia. O que importa mesmo, é não
desviar o foco das atividades do dia, ser claro nas descrições, deixar a lista
sempre acessível e fazer faxinas periódicas eliminando as tarefas que foram
cumpridas.
2. Divida as maiores atividades em etapas
Elabore um quadro de etapas e busque definir em
cada etapa pontos como: “o que é”, “o que fazer” e “como fazer”. Depois
pense sobre como tornar mais visual cada item desse quadro e sobre como as
ferramentas visuais poderão permitir a melhor visualização dessas etapas e o
controle do processo. Vá do global para o detalhado.
Dica: não é muito útil tentar explicar tudo, em vez
disso, tente interpretar e simplificar a informação, dividindo em blocos
menores e mantendo o foco sobre o que é mais importante. Os detalhes ficam para
o final.
Vamos supor que a sua intenção é morar no exterior,
então, classifique por etapas quais passos seguir para verificar a viabilidade
e como colocar em prática esse projeto de vida.
Para cada etapa identifique “o que é”, “o que
fazer” e “como fazer”, como por exemplo, pesquisar mais sobre o destino no qual
você quer morar, fazer levantamento de custo, avaliar se vai conseguir ficar
tanto tempo longe dos entes queridos, conversar com pessoas que moram no local
para saber quais as vantagens e dificuldades do dia a dia, saber qual a
documentação necessária, etc.
De acordo com o professor Júlio, as imagens
trabalham em nosso favor, citando o estudo organizado por Roan (2010), que
mostra que a visão representa 80% da nossa percepção capturada por meio dos
sentidos (visão, audição, paladar, tato e olfato).
“O ser humano tem como capacidade natural
categorizar conteúdos por meio da visualização. Portanto, quando utilizamos a
Gestão Visual para organizarmos as informações de forma visual elas se tornam
mais acessíveis, fáceis de lidar e de colocar em prática”, ressalta
Teixeira.
Júlio
Monteiro Teixeira - Autor do livro ‘Gestão Visual de Projetos:
utilizando a Informação para inovar’. Professor-doutor do
Curso de Graduação e do Programa de Pós-Graduação em
Design da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC),
onde pesquisa e leciona temas ligados à Gestão
Visual de Projetos, Inovação Digital e Branding. Também atua
como professor convidado em diferentes cursos de Especialização e
MBAs do país. Foi empresário por oito anos, atuando em frentes
relacionadas a Design, Gestão Branding e Consultorias para negócio e inovação.
Atuou ainda como diretor de Marketing Digital e Design por
quatro anos. Possui doutorado em Engenharia de Produção pela UFSC (2015),
no qual desenvolveu parte da sua pesquisa
na University of Wuppertal (Alemanha). É mestre em
Gestão de Design pela UFSC (2011) e possui graduação em Design
Gráfico pela Universidade do Estado de Santa Catarina (2005).
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